Площадка в другом городе
Месяцы подготовки
Гибридный формат
Всероссийская конференция «ФармМедОбращение» – одно из важнейших профильных мероприятий для фармацевтов России, которое проходит каждый год. Здесь обсуждаются вопросы производства и обращения лекарственных средств. В 2024 году местом проведения конференции был выбран Ярославль, так как в нём находится большой фармацевтический кластер.
1. Создать условия для двух дней эффективной работы специалистов, которые приехали из разных регионов России.
2. Подготовить для проведения мероприятия концертно-зрелищный зал «Миллениум». Сложность заключалась в удалённости выбранной площадки: нам необходимо было перевезти много собственного оборудования.
3. Разработать дизайн-макеты всех поверхностей, планируемых к установке.
4. Продумать зоны мероприятия.
5. Вести регистрацию участников мероприятия на протяжении 3 месяцев.
Начали подготовку за несколько месяцев
За это время мы не просто продумали общую концепцию и план мероприятия. Мы несколько раз приезжали с командой из Рязани в Ярославль, чтобы лично отсмотреть площадки, замерить их и создать точную визуализацию их наполнения. Также мы побывали в отелях, ресторанах и выбрали самые подходящие локации
Организовали онлайн-трансляцию
Мы обеспечили параллельную работу нескольких секций в разных залах КЗЦ «Миллениум» и организовали прямую трансляцию для онлайн-участников
Начали подготовку за несколько месяцев
За это время мы не просто продумали общую концепцию и план мероприятия. Мы несколько раз приезжали с командой из Рязани в Ярославль, чтобы лично отсмотреть площадки, замерить их и создать точную визуализацию их наполнения. Также мы побывали в отелях, ресторанах и выбрали самые подходящие локации
что мы еще сделали
1. Задолго до мероприятия наша команда занималась регистрацией участников на конференцию и оставалась с ними на связи до её окончания.
2. Мы разработали дизайн-макеты и реализовали на месте на поверхностях.
3. Организовали торжественные ужины, для чего подобрали ведущих, ресторан, кавер-группы, а также организовали трансфер для участников.
4. Организовали фуршет в перерывах программы.
5. Установили выставочные стенды для 14 компаний-партнёров мероприятия.
6. Полностью закрыли все бытовые вопросы для участников: питание, проживание, транспорт. Мы подобрали отели с вариантами размещения, а также заказали автобусы для комфортного перемещения участников из отеля на площадку и обратно.
Результат
Несмотря на то, что конференция «ФармМедОбращение 2024» проходила в новом для нас городе и на новой площадке, мы обеспечили бесперебойную работу секций и комфортные условия для всех участников. Наша команда успешно соединила офлайн и онлайн-форматы, создав единое пространство для общения и обсуждения актуальных вопросов фармацевтической отрасли.
