Площадка в другом городе
Месяцы подготовки
Гибридный формат
В мае 2024 года в Ярославле прошла XXVI Всероссийская конференция «Государственное регулирование в сфере обращения лекарственных средств „ФармМедОбращение 2024“». Наша команда выступила организатором мероприятия.
«ФармМедОбращение» — одно из ключевых профильных событий для фармацевтической отрасли России, которое проводится ежегодно. В рамках конференции обсуждаются вопросы производства, обращения и контроля качества лекарственных средств.
В 2024 году площадкой проведения стал Ярославль — город с развитым фармацевтическим кластером. Это стало одной из ключевых особенностей конференции.
Перед командой стоял комплекс задач по организации двухдневной медицинской конференции:
Создать комфортные условия для продуктивной работы специалистов из разных регионов России.
Подготовить к проведению мероприятия концертно-зрелищный центр «Миллениум».
Разработать дизайн-макеты всех задействованных поверхностей.
Спланировать и зонировать пространство площадки.
Организовать и вести регистрацию участников на протяжении трех месяцев.
Дополнительно необходимо было:
— перевезти значительный объем собственного оборудования;
— продумать наполнение площадки;
— организовать проживание участников и культурную программу.
Каждый год конференция проходит в новом городе. Мы готовим для участников путеводители, чтобы гости могли познакомиться не только с деловой программой, но и с культурой и достопримечательностями региона.
Также в каждом новом городе мы выбираем одного из местных поэтов или писателей и дарим участникам его книгу. У постоянных гостей формируется небольшая библиотека в память о каждом событии. Мы стремимся к тому, чтобы участники увозили с собой не только новые знания, но и теплые воспоминания о городе.
Мероприятие проходило в гибридном формате:
— 450 участников присутствовали очно;
— более 2000 специалистов подключились онлайн.
Разработали дизайн
Для оформления холла площадки мы использовали крупные подвесные декоративные элементы в виде таблеток как символ медицинской сферы.
Организовали онлайн-трансляцию
При высокой загрузке залов для очных участников дополнительно открывались залы с трансляцией выбранных секций.
что мы еще сделали
Подготовку мы начали за несколько месяцев до мероприятия и выстроили работу поэтапно.
Команда неоднократно выезжала из Рязани в Ярославль для личного осмотра площадки, проведения замеров и создания точной визуализации наполнения залов. Были подобраны отели и рестораны.
Мы обеспечили:
— параллельную работу нескольких секций в разных залах КЗЦ «Миллениум»;
— прямую трансляцию для онлайн-участников;
— разработку и реализацию дизайн-макетов на всех предусмотренных поверхностях;
— организацию торжественных ужинов, подбор ведущих и кавер-групп;
— кофе-брейки в перерывах деловой программы;
— установку выставочных стендов для 14 компаний-партнеров.
Регистрация участников велась заранее, при этом мы оставались с ними на связи вплоть до завершения конференции.
Также мы полностью закрыли все бытовые вопросы: питание, проживание и транспорт. Были подобраны отели с различными вариантами размещения и организованы автобусные перевозки между отелями и площадкой.
Несмотря на то что КЗЦ «Миллениум» в Ярославле стал для нас новой площадкой, дистанционная подготовка и удаленность объекта не повлияли на качество организации.
Результат
Конференция «ФармМедОбращение 2024» прошла в новом для нас городе и на новой площадке, однако нам удалось обеспечить бесперебойную работу всех секций и комфортные условия для участников.
Команда успешно объединила офлайн- и онлайн-форматы, создав единое профессиональное пространство для обсуждения актуальных вопросов фармацевтической отрасли.
Мы — ивент-агентство полного цикла «Прожектор». Берем на себя организацию событий любого масштаба — от отраслевых конференций до городских фестивалей — в Рязани и других городах России.
